Guia Inbox Worldpackers: Como funciona e as melhores práticas para alinhar expectativas

O que é o Inbox da Worldpackers

O Inbox Worldpackers é a ferramenta de chat da plataforma, onde você receberá as aplicações de seus viajantes e poderá conversar com eles para conhecê-los melhor, pedindo mais informações e reforçando alguns combinados importantes para que a experiência de vocês seja positiva. Essa opção fica disponível no ícone de envelope na barra superior da página:

É importante reforçar que a Worldpackers é uma plataforma que conecta anfitriões e viajantes, e você, anfitrião, é o responsável por realizar o recrutamento dos worldpackers para sua propriedade.

Nesse artigo, você verá mais sobre:

1. Conhecendo a ferramenta
2. Onde respondo os voluntários?
   
3. Conhecendo os voluntários
   
4. Confirmando a viagem
   
5. Não curti a aplicação. E agora?
   
6. Tive um imprevisto e preciso cancelar.
   
7. Consigo trocar as datas?

1. Conhecendo a ferramenta

O viajante aplicará à sua vaga (que ficará disponível no inbox), e você terá até 3 dias para responder a essa mensagem, ou ela expirará - o que, além de deixar o viajante sem resposta, ainda impacta na sua posição na busca de vagas na plataforma. Você poderá responder das seguintes formas:

1. Responder para saber mais informações sobre o viajante;
   
2. Pré-aprovar quando você tem certeza de que quer recebê-lo (e você pode sugerir outras datas caso as que o viajante tenha escolhido não sejam as melhores para você);
   
3. Declinar se o viajante não possui o perfil que você procura.
   

• Caso não precise de um voluntário agora, responda-o mesmo assim - seja para re-negociar datas, ou declinar a aplicação;
  
• Não se preocupe: quando receber novas mensagens na plataforma, você será notificado por e-mail cadastrado para notificações, ou pelas notificações push no seu aparelho móvel caso você tenha nosso aplicativo Worldpackers Inbox para Anfitriões.
  
• No inbox da plataforma, você poderá encontrar filtros que te ajudam a encontrar as mensagens com mais facilidade. Caso você queira limpar sua caixa de entrada, por exemplo, pode mover algumas mensagens para a pasta de mensagens Arquivadas. Para encontrar os voluntários já confirmados, acesse o filtro de Confirmados, enquanto para achar novas conversas, acesse o filtro de Novos.
  

2. Onde respondo os voluntários?

• Responda os voluntários pelo inbox da plataforma e, para economizar tempo, configure mensagens automáticas;
  

• Baixe o aplicativo “Worldpackers Inbox para Anfitriões”, disponível em iOS ou Android, e receba notificações para não perder nenhuma aplicação;
  
• Responda por e-mail: basta clicar em “Responder” no corpo da mensagem de notificação recebida, diretamente em seu e-mail.
  

3. Conhecendo os voluntários

Na conversa, você verá as habilidades da vaga para a qual o viajante se candidatou, as datas de chegada e saída propostas por ele, e a mensagem de aplicação que ele preparou para contar um pouco sobre ele e suas experiências. Você também terá acesso ao perfil completo do viajante, com informações sobre sua descrição, avaliações recebidas previamente, viagens já confirmadas, idiomas falados, e quais são as habilidades que ele possui.

Frequentemente, o texto de aplicação feito pelo viajante não oferecerá todas as informações que você gostaria de saber sobre ele. Por isso, é essencial que você tire todas as suas dúvidas sobre o voluntário antes de pré-aprová-lo. Fazendo isso, você consegue entender se aquele viajante é a melhor opção para suas necessidades, e evita que vocês tenham más experiências no futuro.

Cada vaga e propriedade têm necessidades bastante específicas, mas separamos alguns exemplos de informações essenciais que você precisa saber sobre seus voluntários antes de enviar a pré-aprovação:

• Qual é o objetivo da viagem?
  
• Qual é seu nível de expertise nessa atividade/idioma?
  
• O que você gosta de fazer?
  
• Qual é o tipo de experiência que você acredita que terá em nosso projeto?
  
• Você tem alguma dúvida sobre as atividades, regras ou qualquer outra informação do perfil?
  

Se preferir, envie um arquivo ao viajante com todas as regras da propriedade e atividades que ele fará. Assim, fica ainda mais fácil os dois lados manterem os combinados.

Para tirar essas e quaisquer outras dúvidas, você ainda pode pedir aos viajantes que enviem uma aplicação em vídeo, arquivo ou ainda marcar uma videoconferência ou ligação com o aplicante. Mas não se esqueça: tudo o que for combinado em conversas fora da plataforma deve ser reportado no inbox da Worldpackers após o fim da conversa. Pedimos isso para que possamos garantir que nossa equipe de Suporte poderá ajudar você e seu voluntário.

Você pode enviar ou pedir arquivos e imagens no próprio inbox, mantendo o máximo de informações na plataforma.

Depois de tudo alinhado e de ter certeza de que aquele viajante é a pessoa ideal para seu projeto, você enviará a pré-aprovação ao viajante.

4. Confirmando a viagem

Após receber a pré-aprovação, o viajante tem até 3 dias para confirmar a viagem. Caso ele não confirme até esse prazo, você não precisa aguardá-lo, e pode cancelar a pré-aprovação se preferir.

Para que você e o viajante possam deixar avaliações no fim da experiência, e para que possam contar com o suporte da equipe Worldpackers ao longo da vivência, a viagem precisa ser confirmada oficialmente na plataforma.

Após ter a viagem confirmada, não se esqueça de dividir algumas informações importantes com o viajante:

• Envie outras formas de contato (whatsapp, Facebook, Skype e número de telefone) para que o viajante possa te contatar em caso de emergências;
  
• Envie o endereço completo da sua propriedade para que o viajante consiga se programar sobre como chegar. Também envie dicas de como chegar - meios de transporte disponíveis, preços e outras informações sobre o entorno;
  
• Reforce pontos que sejam importantes durante a experiência - como as atividades que serão feitas, quantidade de horas, quais serão os dias da semana que o voluntário terá livres, entre outras;
  
• Duas semanas antes de a viagem começar, peça para que o viajante te envie a passagem de chegada;
  
• Uma semana antes de o viajante chegar, converse com ele para confirmar a viagem, combinando a hora de chegada. Assim, as chances de você ficar na mão são muito menores.
  

5. Não curti a aplicação. E agora?

Você não precisa aceitar todas as suas aplicações, mas deve responder a todas elas para que seu perfil não seja prejudicado por mensagens expiradas. Por isso, quando preferir não aceitar um viajante, não se esqueça de declinar a aplicação e deixar registrado o motivo pelo qual não poderá recebê-lo.

6. Tive um imprevisto e preciso cancelar.

Lembre-se que o viajante está contando com você, portanto apenas cancele uma viagem em casos extremos - como caso a propriedade tenha sido afetada por algum problema estrutural, bloqueios na chegada por causas naturais, mudanças de legislação por vistos, ou casos de doença.

Entendemos que, às vezes, imprevistos acontecem. Por isso, é essencial que você seja transparente com o voluntário, avisando-o com a maior antecedência possível, e cancele a viagem pela plataforma.

7. Como consigo trocar datas?

Você pode sugerir novas datas na pré-aprovação. Lembre-se que o viajante precisa aceitar essa sugestão.

Em caso de dúvidas em relação à ferramenta de Inbox ou sobre o alinhamento com viajantes, acesse nossa Central de Ajuda.