Planejando sua vaga: da descrição de sua vaga ao checklist de atividades

1. Por que preciso de um planejamento detalhado?

Por nossa experiência, sabemos que um dos maiores pontos de dor durante as experiências é a falta de alinhamento e planejamento de atividades. Isso ocorre porque, ao não ter um plano desenhado ao chegar, o viajante tem dificuldade em ajudar o anfitrião, causando um desconforto durante a experiência para os dois lados.

Entendemos que, muitas vezes, é muito difícil desenhar um plano: São muitas atividades e pouco tempo para lidar com tudo! No entanto, quando você entende quais são as suas necessidades e passa a pedir exatamente o que precisa, a experiência inteira acontece de forma muito mais fácil.

2. O que você precisa para começar a se planejar?

O primeiro passo é mapear quais são as necessidades do seu projeto. Por exemplo, se você identificou que precisa de ajuda em mídias sociais, você deve considerar alguns pontos:

• Quais são as mídias em que precisará de ajuda? (ex.: Facebook, Instagram e Twitter)
  
• Você precisa de ajuda para preparar conteúdo apenas em texto, ou também precisará de alguém para produzir fotos e vídeos?
  
• Qual é o estilo das postagens (mais institucionais ou outros temas)?
  
• O conteúdo será feito em quais idiomas? O viajante precisa ser fluente em todos eles?
  
• Você precisará de ajuda apenas para postagens, ou também na interação com público?
  
• Já existe um calendário de postagens pronto, ou o viajante precisará te ajudar na confecção de um plano de mídia?
  
• Você precisará de ajuda também em sites de booking ou no seu próprio site?
  
• O viajante precisa ter vasto conhecimento na área?
  

Respondendo a essas perguntas, você conseguirá ter uma noção melhor de como o viajante pode te ajudar e poderá compor um texto breve para a Descrição da Posição que consiga traduzir isso. Por exemplo:

“Ajude na produção de posts em Facebook e Instagram (textos e imagens) para divulgar nosso incrível hostel em frente ao mar! Os posts serão em inglês e em português, e terão diversos temas. Já temos um plano de mídia pronto, então você só precisará seguir o calendário (e não precisa ser profissional em mídias sociais!). Você também responderá às mensagens recebidas e, se necessário, dará uma mãozinha em nosso site. Entre pra nossa família! =)”

Ainda na Descrição da Posição, você poderá adicionar qualquer informação que julgar importante nos campos de Atividades e Regras, além de adicionar perguntas-filtro que vão te ajudar a receber aplicações mais direcionadas de acordo com o que você procura. Se você ainda tem dúvidas de como deixar sua vaga incrível, veja nosso guia do perfil perfeito.

Ao finalizar a criação de sua vaga, observe novamente as habilidades, horas e dias de folga propostos no perfil para que esteja tudo alinhado com o que você pede.

3. Preparando as instalações para receber viajantes

Programar as instalações onde os voluntários ficarão é tão importante quanto programar as atividades. É essencial que você verifique as condições de onde os viajantes ficarão, e também planeje todos os extras que você oferece em seu perfil, como refeições e caronas.

Programe-se com antecedência para fazer as compras, a limpeza de onde os worldpackers ficarão antes da chegada deles em sua propriedade e fazer manutenções. E não se esqueça: o viajante é como um hóspede que te ajudará em algumas tarefas em sua propriedade.

4. Como deixo meu planejamento mais detalhado?

Agora que você já sabe quais serão as atividades em que o viajante te ajudará, é hora de criar um plano que reflita a realidade do dia a dia do voluntário.

Supondo que sua vaga é de 25 horas semanais, com 2 dias de folga por semana, você pode “quebrar” as 5 horas diárias em blocos de atividades. Usando ainda o exemplo da vaga de mídias sociais:

Você também pode fazer um formato de checklist, em que o viajante poderá marcar as atividades que já foram feitas. Assim, vocês têm mais controle sobre o que tem sido feito, e conseguem reprogramar as atividades caso algo tenha saído do plano. É importante lembrar que você pode pedir ajuda aos voluntários para fazer essa lista, mas deve já ter um esboço para quando ele chegar.

Note que no exemplo acima incluímos um espaço para um bate papo com os voluntários. Não se esqueça de, durante o desenho do seu planejamento, incluir esse momento que você terá com seu voluntário (ou seu grupo de voluntários) para que vocês troquem feedbacks construtivos, tornando a experiência ainda melhor.

Nem todos os projetos terão a necessidade de checklists específicos, mas é sempre importante ter um lugar em que o voluntário possa verificar se já fez todas as atividades propostas para aquele dia. Você pode disponibilizar esse planejamento da forma que for mais prática para a realidade do seu projeto: pode ser em uma folha de papel, um aplicativo de organização (ex.: Trello), ou até mesmo no Google Calendar. O que vale, no fim das contas, é o alinhamento entre você e seus viajantes.

5. E os próximos worldpackers?

Como receber viajantes é um processo contínuo, não se esqueça de fazer seu planejamento para os próximos worldpackers! Nossa recomendação é de que você confirme viagens com, preferencialmente, 3 meses de antecedência - tempo suficiente para que você se reprograme caso algo dê errado.

Também sugerimos que você mantenha contato com os worldpackers confirmados com certa frequência. Alguns pontos de contato importantes são:

• 2 semanas antes de a viagem começar, peça os tickets de avião/trem/ônibus de chegada;
  
• 1 semana antes de o viajante chegar, envie uma mensagem de lembrete. Assim, as chances de você ser prejudicado por um no-show são bem menores.
  

Esperamos que essas informações te ajudem a desenhar planos de atividades super completos, e que tragam mais alinhamento para suas experiências com os seus worldpackers! Em caso de dúvidas, entre em contato com a gente em nossa Central de Ajuda.