Planificación de su posición: desde la descripción hasta la lista de tareas

1. ¿Por qué necesito un plan detallado?

En nuestra experiencia, sabemos que uno de los principales trabas durante la experiencia es la falta de orden y la planificación de actividades y tareas. Esto sucede porque, al no tener un plan al llegar, el viajero tiene dificultades para ayudar al anfitrión, lo que hace que ambas partes se sientan incómodas durante la experiencia.

Entendemos que muchas veces, puede ser muy difícil elaborar un plan: ¡Hay muchas tareas y poco tiempo para lidiar con todo! Sin embargo, cuando sabe cuáles son sus necesidades y solicita exactamente lo que necesita, toda la experiencia se hace mucho más llevadera.

2. ¿Qué necesitas para empezar a planificarte?

El primer paso es definir cuáles son las necesidades de su proyecto. Por ejemplo, si indica que necesita ayuda con las redes sociales, hay algunos puntos que debe considerar:

• ¿En qué redes necesitas ayuda? (Facebook, Instagram, Twitter, etc.)
  
• ¿Necesita ayuda para crear el contenido solo con texto o también necesitará que produzca fotos y videos?
  
• ¿Cuál es el estilo de las publicaciones? (¿Temas convencionales u otros?)
  
• ¿En qué idiomas necesitas el contenido? ¿Será necesario que el viajero sea fluido en todos ellos?
  
• ¿Necesitará ayuda solo con publicaciones, o también interactuando con el público?
  
• ¿Ya tiene un calendario de publicaciones preparadas, o el viajero tendrá que ayudarlo a hacer el plan?
  
• ¿Necesitará también ayuda con las páginas de reserva o su sitio web?
  
• ¿Necesitará que el viajero tenga amplio conocimiento en el área?
  

Responder estas preguntas le dará una mejor idea de cómo el viajero puede ayudarlo y luego puede redactar un breve texto para la Descripción de la Posición. Por ejemplo:

¡Ayuda produciendo publicaciones en Facebook e Instagram (texto y fotos) para promocionar nuestro increíble hostel frente al mar! Las publicaciones serán en inglés y en portugués, y serán sobre varios temas. Ya tenemos un plan preparado, por lo que solo deberá seguir el calendario (¡y no necesita experiencia profesional en redes sociales!). También responderá mensajes entrantes y, si es necesario, danos una mano en nuestro sitio web. ¡Únete a nuestra familia! =) ”

También en la Descripción de la posición, puede agregar cualquier información que considere importante en los campos de Actividades y Reglas, además de agregar preguntas de filtro que lo ayudarán a obtener aplicaciones que están más en relacionadas con lo que está buscando. Si aún tiene preguntas sobre cómo hacer que su posición sea increíble, consulte nuestra guía del perfil perfecto.

Cuando termine de crear su vacante, mire nuevamente las habilidades, horas y días de descanso propuestos en su perfil para que todo esté en orden con lo que está solicitando.

3. Preparando sus instalaciones para recibir a los viajeros.

Acomodar el alojamiento en donde se alojarán los voluntarios es tan importante como programar sus tareas. Es esencial que compruebe las condiciones en las que se alojarán los viajeros y que también planifique todos los extras que ofrece en su perfil, como las comidas y los paseos. Prográmese con anticipación para realizar las compras, la limpieza y el mantenimiento del lugar donde se alojarán los Worldpackers antes de que lleguen a su propiedad. Y no lo olvide: el viajero es como un huésped que también lo ayudará con algunas tareas en su propiedad.

4. ¿Cómo hago mis planes mejor detallados?

Ahora que ya sabe en qué tareas el voluntario puede ayudarlo, es hora de crear un plan que refleje la realidad cotidiana del voluntario.

Supongamos que su vacante es de 25 horas a la semana, con 2 días de descanso por semana, puede "dividir" las 5 horas diarias en bloques de actividades. Sigo usando el ejemplo de las redes sociales:

También puede hacer una lista de verificación, en la que el viajero puede marcar las actividades a medida que se realizan. De esa manera, usted tiene más control sobre lo que se ha hecho y puede reprogramar las tareas si sucede algo no planificado. Es importante recordar que puedes pedirles a los voluntarios que te ayuden a hacer la lista, pero ya deberías tener un una idea cuando lleguen.

Tenga en cuenta que en el ejemplo anterior incluimos un espacio para conversar con los voluntarios. Al elaborar sus planes, no olvide incluir el tiempo que tendrá con su voluntario (o grupo de voluntarios) para que pueda intercambiar comentarios constructivos, haciendo que la experiencia sea aún mejor.

No todos los proyectos necesitarán listas de verificación, pero siempre es importante tener un lugar donde el voluntario pueda verificar si ha realizado todas las tareas de ese día. Puede hacer que estén disponibles de la manera más práctica: podría ser una hoja de papel, una aplicación de organización (por ejemplo, Trello) o incluso Google Calendar. Lo que importa al final es que usted y sus voluntarios estén en la misma página.

5. ¿Qué onda con los próximos worldpackers?

¡Cómo recibir y dar la bienvenida a los viajeros es un proceso continuo, recuerde hacer planes para los próximos Worldpackers! Nuestra recomendación es confirmar los viajes con preferiblemente 3 meses de anticipación: tiempo suficiente para que pueda cambiar de plan si algo sale mal.

También le sugerimos que se mantenga en contacto con los worldpackers confirmados a menudo. Algunos puntos importantes de contacto son:

• 2 semanas antes de que comience el viaje, solicite la información de su boleto de avión / tren / autobús;
  
• 1 semana antes de que llegue el viajero, envíe un mensaje de recordatorio. Esto hace que las posibilidades de un dolor de cabeza por incumplimiento sean mucho menores.
  

Esperamos que esta información le ayude a crear planes de tareas súper completos y que aumente la cohesión de sus experiencias con sus Worldpackers.